Willkommen bei Crownbeam ❤️
Dieser Leitfaden bringt dich Schritt für Schritt vom ersten selbst angelegten Auftrag im Labor bis zu integrierten Intraoralscannern und deinem eigenen Kundenportal.
Wir haben das Wissen aus hunderten Projekten mit Dentallaboren und Zahnarztpraxen in kurze, leicht verständliche Schritte für dich verpackt, damit du schnell startklar wirst.
👉 Geh die Kapitel der Reihe nach durch – sie bauen logisch aufeinander auf.
Für wen ist dieser Leitfaden?
Dieser Leitfaden ist für alle Teammitglieder im Labor, die jede Funktion und Einstellungsmöglichkeit verstehen möchten.
So nutzt du diesen Leitfaden
Öffne den Leitfaden in einem Browserfenster und Crownbeam in einem zweiten
Arbeite die einzelnen Kapitel der Reihenfolge nach durch und nimm parallel Einstellungen in Crownbeam vor
Solltest du einmal unterbrochen werden, kannst du mithilfe der Links in der Checkliste schnell zum letzten Punkt zurückkehren
Tipp: Hinterlege dir diesen Leitfaden als Lesezeichen in der Lesezeichenleiste deines Browser oder drucke dir die Tabelle auf Papier aus, falls du gerne noch mit der Hand einen Haken setzt ✅.
Bereit? Auf die Plätze, fertig, los!
Hier ist ein Überblick aller Themen, in die wir dich einführen.
Dein Checkliste zum abhaken
☑️ | Kapitel | Was du machst |
| Du bringst Crownbeam bei, was bei dir bestellt werden kann | |
| Du bringst Crownbeam bei für wen du Aufräge fertigst | |
| Du verstehst die 3 Wege, wie Aufträge in Crownbeam entstehen: Labor, Kundenportal, Scanner | |
| Du legst deinen ersten Auftrag selbst an 🎉 | |
| Du weißt, wie ein Auftrag durch dein Labor läuft | |
| Du integrierst Aufträge aus 3Shape, DS-Core und Medit | |
| Du steuerst auch Aufträge mit mehreren Terminen automatisiert | |
| Dein Grundsetup steht! 🎉 |
|
| Du erlebst Crownbeam aus Sicht deiner Kunden | |
| Unternehmenseinstellungen, Urlaubstage, Geräte einrichten & MDR |
1. Produktkatalog anlegen und befüllen
Bevor du deinen ersten Auftrag anlegst, muss Crownbeam wissen, was bei dir bestellbar ist. Dafür brauchst du einen Produktkatalog gefüllt mit deinen Indikationen.
Einen neuen Produktkatalog erstellen
Öffne in der Navigationsleiste den Bereich Produktkatalog
Erstelle rechts einen neuen Katalog, indem du einen Namen vergibst und auf Erstellen klickst
Lege diesen Katalog über Standard als Standardkatalog fest
Dein Produktkatalog ist jetzt angelegt und bereit zum Befüllen
Den Produktkatalog mit Indikationen befüllen
Crownbeam bietet sehr viele Kombinationsmöglichkeiten aus Indikation, Material und Variante. Genau das macht den Katalog flexibel. Für den Start ist es aber nicht sinnvoll, sofort dein komplettes Angebot abzubilden – das macht den Einstieg unnötig kompliziert.
Überlege dir stattdessen, mit welcher ersten Praxis du starten möchtest. Welche 5 Indikationen bestellt diese Praxis am häufigsten bei dir? Genau mit diesen beginnst du. So kommst du schneller zum ersten echten Auftrag und erweiterst den Katalog später Schritt für Schritt.
Prüfe, ob oben dein zuvor angelegter Produktkatalog ausgewählt ist
Klicke auf eine Indikationskategorie, zum Beispiel Kronen und Brücken
Wähle in der Materialauswahl das gewünschte Material aus
Wähle aus den Vorlagen die passende Indikationsvariante aus und klicke auf Anbieten
Trage bei Digital oder Analog mindestens eine Produktionszeit ein
Klicke auf Speichern
Wiederhole den Vorgang für deine wichtigsten 5 Indikationen
Wie einfach oder komplex ein Auftrag später angelegt oder bestellt werden kann, hängt davon ab, wie du deinen Produktkatalog aufgebaut hast. Ein schlanker Katalog macht es dir und deinen Kunden leichter, mit Crownbeam zu arbeiten.
Mehr Details findest du im Artikel Indikation im Produktkatalog anlegen.
2. Kunden anlegen
Sobald dein Produktkatalog steht, kannst du die ersten Praxen anlegen. Crownbeam muss wissen, für wen die Arbeiten sind.
Keine Sorge: An dieser Stelle laden wir noch keine Kunden zu Crownbeam ein. Du kannst ungestört weitermachen, ohne das jemand informiert wird.
Öffne in der oberen Navigationsleiste den Bereich Kunden
Klicke auf Praxis anlegen
Trage die Daten der neuen Praxis ein
Wähle den zuvor angelegten Produktkatalog für diese Praxis aus
Klicke auf Praxis anlegen, um den Kunden zu speichern
Ergänze bei Bedarf weitere Behandler für diese Praxis über das Symbol mit der Person und dem Pluszeichen
Trage Titel, Vorname und Nachname ein und klicke auf Benutzer erstellen
Hervorragend! Die zwei Grundvoraussetzungen sind erfüllt, um deinen ersten Auftrag anzulegen: Crownbeam weiß was bestellbar ist und für wen diese Arbeit gefertigt wird.
💡 Am besten trägst du sofort deine restlichen Kunden ein. Insbesondere wenn du später Intraoralscanner anbindest, benötigst du eine vollständige Kundenliste.
3. Wie entstehen Aufträge in Crownbeam eigentlich?
Bevor es weitergeht, ein wenig Theorie. Aufträge können in Crownbeam auf drei verschiedene Wege entstehen:
Im Labor – du legst den Auftrag selbst an
Im Kundenportal – die Praxis bestellt direkt bei dir
Über den Intraoralscanner – Scanner-Aufträge laufen automatisch ein
Jeder Weg bildet eine eigene Art und Weise ab, wie du mit deinen Kunden zusammenarbeitest. Alle zusammen ermöglichen dir, alle deine Aufträge effizient in Crownbeam zusammenzuführen und 100% Überblick zu haben.
Mehr Informationen findest du im Artikel: Wie Aufträge in Crownbeam entstehen
4. Dein erster Crownbeam Auftrag
Zeit die Ärmel hochzukrempeln 💪
So legst du einen Auftrag im Laboraccount an
Klicke in der Navigationsleiste auf Neuer Auftrag
Wähle die Praxis aus, zu der dieser Auftrag gehört
Wähle, falls vorhanden, den richtigen Behandler aus dem Dropdown aus
Wähle einen bestehenden Patienten aus oder lege einen neuen an
Klicke auf Auftrag erstellen und weiter
Füge dem Auftrag nun Indikationen hinzu: wähle zuerst die Kategorie (z. B. Kronen und Brücken), dann die passende Indikation
Konfiguriere die Indikation, zum Beispiel Farbe, Material oder Variante
Klicke im Zahnschema auf die betroffenen Zähne - die Indikation liegt nun rechts im Warenkorb
Wähle die Abdruckart Analog oder Digital und passe die Versandart bei Bedarf an
Klicke auf Auftrag erstellen und weiter
Trage Patiententermin und Versanddatum ein und schließe die Auftragsanlage ab
Fertig 🚀. Dein erster Auftrag ist jetzt im Laboraccount angelegt. Klicke auf Home um deinen Auftrag im Dashboard zu sehen.
Eine ausführliche Variante findest du unter Einen Auftrag im Laboraccount erstellen.
5. Auftragsstatus steuern
Jeder Auftrag hat einen Status, der zeigt, wo er gerade im Arbeitsablauf steht.
Diesen Status siehst du im Labor und die Praxis im Kundenportal gleichzeitig. Rückfragen wie „Wo ist der Auftrag" entfallen damit.
So sieht die Statusfolge aus:
Auftrag empfangen → Akzeptiert → In Bearbeitung → Versandvorbereitung → Versand → Abgeschlossen
Verändere den Status deines Auftrages
Nimm den Auftrag, den du gerade angelegt hast, und schieb ihn eine Station weiter:
Öffne den Auftrag indem du auf den Patientennamen im Dashboard klickst. Oben siehst du den Fortschrittsbalken mit der aktuellen Station in der sich der Auftrag befindet.
Klick oben rechts auf die angezeigte nächste Aktion – Akzeptieren.
Beobachte: Der Fortschrittsbalken springt eine Station weiter. Genau diese Änderung sieht jetzt auch die Praxis im Kundenportal – und sie wird im Eventprotokoll mit Uhrzeit und Benutzer festgehalten.
Klick nun auf Auftragszettel und drucke den Zettel für später aus. Der Status springt automatisch auf In Bearbeitung. Crownbeam erkennt an deiner Aktion, was du tust, und setzt den Status passend – du musst ihn meist gar nicht von Hand wählen.
Klicke dich durch, bis der Auftag auf Abgeschlossen steht.
💡 Den Status setzt immer das Labor, nie die Praxis. Du kannst ihn über das Stiftsymbol im Auftrag auch manuell ändern oder zurücksetzen.
Sonderstatus wie KVA angefordert, Pausiert, Abgelehnt oder Storniert und alle Details findest du im Artikel Auftragsstatus verstehen und ändern.
6. Intraoralscanner verbinden
Dieses Kapitel ist für dich, wenn du mit einem Intraoralscanner arbeitest. Falls nicht, überspring es – du kannst es jederzeit nachholen.
Was die Verbindung bringt: Statt von Portal zu Portal zu springen, landen Scanner-Aufträge nach einer einmaligen Verbindung automatisch in deiner Crownbeam-Inbox – inklusive der Scan-Datensätze. Du richtest das einmal ein, danach läuft es von allein.
So verbindest du deinen Scanner
Öffne die passende Integrationsanleitung für deinen Scanner
Verbinde deinen Crownbeam-Account mit deinem Account auf dem Intraoralscanner-Portal
Entscheide, welche Datentypen Crownbeam für dich herunterladen soll
Hier findest du die passenden Anleitungen:
Neue Intraoralscanner-Aufträge tauchen nach erfolgreicher Verbindung in der Inbox auf und müssen jetzt in einen Crownbeam-Auftrag verwandelt werden.
Einen Intraoralscanner-Auftrag anlegen
Ein neuer Scanner-Auftrag in der Inbox ist noch kein vollständiger Crownbeam-Auftrag.
Durch das Umwandeln erhältst du die gewohnte Auftragsansicht, einen einheitlichen Auftragszettel und der Auftrag wird dem Kunden im Kundenportal gespiegelt.
Öffne in der oberen Navigationsleiste die Inbox
Wähle links oben einen Intraoralscanner-Auftrag aus
Weise dem ausgelesenen Auftraggeber über das Dropdown den passenden Kunden in Crownbeam zu
Speichere diese Zuordnung bei Bedarf für künftige Aufträge, dann sparst du dir diesen Schritt in Zukunft
Klicke auf Auftrag erstellen
Ergänze die passenden Indikationen wie bei einem normalen Auftrag – nutze die Informationen aus dem Ursprungsauftrag rechts als Orientierung
Prüfe die automatisch übernommenen Textinformationen und klicke auf Weiter
Die Intraoralscan-Datensätze werden über die Schnittstelle direkt in deinem Auftrag abgelegt. Du kannst sie über das Untermenü als .zip herunterladen.
7. Aufträge mit mehreren Terminen erstellen
Sobald du echte Aufträge anlegst, kommt schnell der erste Fall, der nicht in einem Termin durchläuft – eine Vollprothese, eine Teleskoparbeit, eine Krone mit Gerüstanprobe. Genau dafür gibt es Terminsequenzen.
Plane dir für dieses Kapitel ein paar Minuten mehr ein – es ist einer der mächtigsten Funktion in Crownbeam und sitzt nach einmaligem Einrichten.
Das Konzept Terminsequenzen
Eine Terminsequenz ist eine vordefinierte Abfolge von Terminen, die du einmal anlegst und an eine Indikation bindest. Statt laminierter Terminlisten, die die ZFA von Hand ausrechnet, bestellt die Praxis einmal – und Crownbeam berechnet alle Termine automatisch, inklusive Wochenenden und Feiertage.
Sie besteht aus drei Bausteinen, die aufeinander aufbauen:
Terminschritt – ein einzelner Baustein wie „Indiv. Löffel", „Einprobe" oder „Finalisierung", mit Namen und Dauer in Tagen. Alle Schritte liegen in einem zentralen Pool und können in mehreren Sequenzen verwendet werden.
Sequenz – eine benannte Abfolge dieser Schritte in fester Reihenfolge, z. B. „Prothese": Indiv. Löffel → Einprobe → Finalisierung.
Indikation – der Auslöser. Erst wenn du die Sequenz an eine Indikation im Produktkatalog bindest, wird sie aktiv.
Wann brauchst du eine Sequenz? Immer, wenn ein Auftrag standardmäßig mehr als einen Termin braucht – Vollprothese, Modellguss, Krone mit Gerüstanprobe.
Wichtig 🚨: ein Sequenz-Auftrag besteht aus mehreren Aufträgen
Das ist der Punkt, der die meisten Labore am Anfang überrascht – lies ihn kurz aufmerksam, er erspart dir später viel Sucherei:
Aus einem klassischen Labor bist du es gewohnt, dass alle Termine einer Arbeit auf einem einzigen Auftragszettel stehen.
In Crownbeam ist das bewusst anders: Jeder Termin der Sequenz ist ein eigener Auftrag mit eigenem Auftragszettel, auf dem genau dieser eine Termin steht. Eine dreistufige Prothesensequenz erzeugt also drei Aufträge – einen pro Behandlungsschritt –, jeder mit dem Datum und den Aufgaben genau dieses Termins.
Das ist Absicht: An jedem Termin arbeitest du an etwas anderem, und der Zettel zeigt genau das, was für diesen Termin zu erledigen ist. Wie du trotzdem alle Termin auf einmal siehst, erkläre ich gleich.
Psst...Verknüpfte Aufträge zählen nur als ein Auftrag bei deiner monatlichen Abrechnung 😉
Eine Terminsequenz erstellen
Bau eine Sequenz für eine typische mehrstufige Arbeit deines Labors – in drei Schritten, in dieser Reihenfolge:
Schritt 1 – Terminschritte anlegen
Öffne die Einstellungen über das Zahnrad oben rechts und wähle links Terminsequenzen.
Im linken Bereich Termin Schritte auf Hinzufügen klicken, Namen vergeben (z. B. „Einprobe").
Dauer in Tagen eintragen – pro Schritt gibt es Analog Standard, Digital Standard und optional die beiden Express-Felder. Speichern.
Wiederhole das für jeden Schritt, den du brauchst.
Schritt 2 – Sequenz zusammensetzen
Im rechten Bereich Sequenzen auf Hinzufügen klicken und einen Namen vergeben (generisch wie „Prothese", wenn du sie für mehrere Indikationen nutzen willst).
Zieh die Terminschritte per Drag-and-Drop in die richtige Reihenfolge.
Schritt 3 – An eine Indikation binden
Geh in den Produktkatalog und öffne die gewünschte Indikation - z.B. Vollprothse (Herausnehmbar)
Wähle im Dropdown produktspezifisch deine Sequenz aus – statt der Tagesangabe für einen Einzeltermin. Speichern.
Beobachte: Bestellt die Praxis diese Arbeit jetzt, sieht sie „Mehrere Termine" und gibt alle Termine direkt beim Anlegen ein.
Terminsequenz ausprobieren
Lege nun einen neuen Auftrag mit dieser Indikation an, wie in Kapitel 4 beschrieben.
Der erste Hinweis auf deine vorhandene Terminsequenz kommt bereit im Warenkorb. Statt der üblichen Produktionszeit, zeigt dir Crownbeam Mehrere Termine als Produktionsdauer an.
Im nächsten Schritt hast du nun auch die Möglichkeit, die zuvor definiertern Termine auch auszufüllen.
Hinweis: Im Labor hast du immer die Möglichkeit, Termine frei zu vergeben. Einer Praxis werden an dieser Stelle Termine vorberechnet, ohne die Option, diese zu unterschreiten.
Du kannst trotzdem alle Termine auf einmal sehen
Öffne einen beliebigen Auftrag, der zu einer Sequenz gehört. Oben siehst du eine Leiste mit Tabs – einen pro Auftrag der Sequenz, sodass du direkt zwischen den Terminen wechseln kannst.
Ganz links in dieser Leiste steht der Tab „Alle". Klick auf „Alle", und du bekommst den gesamten Fall aggregiert an einem Ort:
alle Termine der Sequenz im Überblick,
alle Chatverläufe aus den einzelnen Aufträgen zusammengeführt,
alle internen Notizen aus den einzelnen Aufträgen zusammengeführt.
etc.
So hast du die ganze Arbeit inklusive der gesamten Kommunikation auf einen Blick – während die einzelnen Auftragszettel für die konkrete Arbeit am jeweiligen Termin gedacht sind.
Faustregel: einzelner Auftrag / Auftragszettel = ein Termin (für die Arbeit am Tisch), „Alle"-Tab = der ganze Fall (für Überblick, Chat und Notizen).
Mehr zu Terminsequenzen
Terminsequenzen verstehen – Konzept und echte Beispiel-Konfigurationen
So richtest du eine Terminsequenz ein – die ausführliche Anleitung mit allen Sonderfällen
Termine in einem Sequenz-Auftrag anpassen – einzelne Termine im laufenden Auftrag ändern
Wie werden Termine in Crownbeam berechnet – mit Rechenbeispiel
🎉 Glückwunsch - dein Grundsetup steht!
Du hast deinen Produktkatalog aufgebaut, einen Kunden angelegt erstellst Aufträge und integrierst Intraoralscanner.
Du kannst nun bereits Aufräge selbstständig im Labor managen.
Die nächsten Kapitel machen dein Setup rund: Du erlebst das Kundenportal aus Sicht deiner Kunden und nimmst den Feinschliff vor.
8. Kundenportal testen
Sobald ein Kunde angelegt ist, kannst du ihm über Einladung senden Zugang zum Kundenportal geben.
Dort sieht die Praxis ihre Aufträge, kommuniziert mit dir, tauscht Dateien aus und bestellt neue Aufträge. Um dein Kundenportal auch aus Sicht der Praxis zu verstehen, kannst du es mit einer eigenen Testpraxis ausprobieren.
So legst du eine Testpraxis an
Lege mit einer bisher noch nicht verwendeten E-Mail-Adresse eine neue Praxis an (z.B. eine private)
Schicke dieser Testpraxis eine Einladung
Stelle sicher, dass du im Browser bzw. auf dem Gerät, auf dem du die Einladung annimmst, nicht mit deinem Laboraccount eingeloggt bist
Öffne die Einladung, akzeptiere sie und logge dich mit dem Praxiszugang ein
Teste Crownbeam jetzt aus Sicht der Praxis
Nutze die Testpraxis nicht im selben Browser wie deinen Laboraccount. Sonst kann es zu Fehlermeldungen kommen.
Im Idealfall testest du mit zwei Geräten: Gerät 1 mit deinem Laboraccount, Gerät 2 mit deiner Testpraxis.
Einen Auftrag über das Kundenportal bestellen
Die Auftragsanlage im Praxisaccount läuft in vier Schritten: Patient anlegen -> Indikation anlegen -> Daten hochladen -> Prüfen und bestellen
Klicke im Kundenportal auf Neuer Auftrag
Wähle, falls mehrere Behandler hinterlegt sind, den passenden aus
Wähle einen bestehenden Patienten aus oder lege einen neuen an, dann Auftrag erstellen
Lege die gewünschte Indikation an und klicke auf Weiter
Lade im Bereich Datenupload die Dateien hoch – per Dateiauswahl, Drag-and-Drop oder QR-Code-Scan – und klicke auf Weiter
Trage in der Zusammenfassung den Patiententermin ein und bestätige mit Übernehmen
Klicke auf Jetzt bestellen
Fertig. Der Auftrag wurde an den Laboraccount weitergeleitet. Logge dich in deinem Laboraccount ein, um den Auftrag zu sehen. Eventuell musst du die Seite kurz neu laden.
Wie einfach die Auftragsanlage im Kundenportal ist, bestimmst du über deinen Produktkatalog. Die erfolgreichsten Kundenportale sind meist die mit den wenigsten Indikationen.
9. Der Feinschliff
Crownbeam ist nun für dein Labor eingerichtet. Die letzten Artikel helfen dir, das Maximum herauszuholen.
Team & Rechte
Unternehmenseinstellungen
Übersicht im Alltag
Optional: MDR
Geschafft. Du hast Crownbeam sauber eingerichtet, deinen ersten Auftrag angelegt, den Scanner angebunden und das Kundenportal getestet. Damit bist du startklar.
Komm jederzeit zu diesem Leitfaden zurück, wenn du etwas nachschlagen möchtest. Wenn du irgendwo nicht weiterkommst, erreichst du uns unter [email protected]