Überblick
Jeder Auftrag in Crownbeam hat einen Status, der zeigt, wo er gerade steht — von Auftrag empfangen bis Abgeschlossen. Der Status ist gleichzeitig für dich im Labor und für die Praxis im Kundenportal sichtbar.
Zeitleiste im Auftrag: Oben im geöffneten Auftrag siehst du die aktuelle Station als Fortschrittsbalken.
Dashboard-Kacheln sind mit Status verknüpft: z.B. zeigt Neuer Auftrag nur Aufträge im Status bestellt oder KVA angefordert; Labor zeigt akzeptierte und in Bearbeitung befindliche.
Statusänderung immer vom Labor: Du änderst den Status entweder über die nächste mögliche Aktion oben rechts im Auftrag oder manuell über das Bleistift-Symbol neben dem Status-Badge.
Praxis sieht den Status: Der Status wird über das Kundenportal an die Praxis weitergegeben — keine Rückfrage-Telefonate mehr, ob ein Scan angekommen ist.
Die Statusfolge im Detail
Die Statusfolge zeigt die typische Abfolge, die ein Auftrag durchläuft. Sechs davon sind als Stationen im Fortschrittsbalken oben im Auftrag sichtbar. Daneben gibt es weitere Status, die nur über das Status-Dropdown gesetzt werden können.
Die sichtbare Zeitleiste
Status | Bedeutung |
Auftrag empfangen | Der Auftrag ist eingegangen, aber noch nicht akzeptiert. Im Status-Dropdown heißt er Bestellt. |
Akzeptiert | Du hast den Auftrag geprüft und angenommen. |
In Bearbeitung | Aktive Arbeit am Auftrag läuft. |
Versandvorbereitung | Der Auftrag ist fertig gestellt und wird für den Versand vorbereitet. |
Versand | Der Auftrag ist auf dem Weg zur Praxis. |
Abgeschlossen | Endstatus. |
Weitere Status im Dropdown
Im Status-Dropdown findest du zusätzlich folgende Status, die nicht in der Zeitleiste erscheinen:
Status | Bedeutung |
KVA angefordert | Die Praxis hat einen Kostenvoranschlag angefordert. |
KVA erstellt | Du hast einen Kostenvoranschlag erstellt und an die Praxis übermittelt. |
Abgelehnt | Du hast den Auftrag nach Prüfung nicht angenommen. |
Storniert | Der Auftrag wurde abgebrochen. |
Pausiert | Du wartest auf Informationen aus der Praxis und willst das transparent machen. Auch dieser Status wird ans Kundenportal weitergegeben. |
Hinweis: Statusänderungen werden immer vom Labor durchgeführt – nicht von der Praxis.
So änderst du den Status eines Auftrags
Du änderst den Status entweder über die nächste mögliche Aktion oben rechts (linearer Workflow) oder manuell über das Stiftsymbol unten links (Status überspringen oder zurücksetzen).
So änderst du den Status linear
Öffne den gewünschten Auftrag.
Klicke oben rechts auf die angezeigte nächste Aktion – z.B. Akzeptieren, Auftragszettel oder Lieferschein drucken.
Der Status springt automatisch zum nächsten Schritt in der Zeitleiste.
Tipp: Crownbeam erkennt anhand der Aktion, was du tust. Sobald du z.B. auf Auftragszettel drückst, versteht die Software, dass du am Auftrag arbeitest — der Status springt automatisch auf in Bearbeitung.
So änderst du den Status manuell
Öffne den Auftrag.
Klicke unten links unter Auftrag bei Status auf das Stiftsymbol.
Wähle im Menü den gewünschten Status aus.
Bestätige die Auswahl.
Hinweis: Über das Stiftsymbol kannst du Status auch überspringen oder zurücksetzen — z.B. wenn du einen Auftrag versehentlich in Versandvorbereitung gerückt hast, kannst du ihn zurück in Bearbeitung stellen.
Statusänderungen im Eventprotokoll nachvollziehen
Jede Statusänderung wird automatisch im Eventprotokoll festgehalten — inklusive Uhrzeit und Benutzer, der die Änderung ausgelöst hat.
So öffnest du das Eventprotokoll
Öffne den Auftrag.
Im Chat oben rechts findest du das Eventprotokoll. Es ist standardmäßig eingeklappt.
Klicke auf das Protokoll, um es aufzuklappen und alle Einträge zu sehen.
Im Protokoll siehst du z.B.: „Auftrag von der Praxis erstellt um 14:04", „Akzeptiert von einem Teammitglied um 14:09" — und so weiter durch alle Stationen, die der Auftrag durchlaufen hat.
Tipp: Das Eventprotokoll ist die schnellste Antwort auf „Wer hat eigentlich diesen Auftrag akzeptiert?" oder „Wann ist der raus gegangen?".
FAQs
Sieht die Praxis den Status meines Auftrags?
Ja. Der Status wird über das Kundenportal an die Praxis weitergegeben. Sobald du den Auftrag akzeptierst, sieht die Praxis das — Rückfragen wie „Hast du den Scan gesehen?" entfallen.
Warum erscheinen nicht alle Status in der Zeitleiste?
Die Zeitleiste oben im Auftrag zeigt nur die sechs typischen Stationen des regulären Workflows. Sonderstatus wie KVA angefordert, Pausiert, Abgelehnt oder Storniert findest du im Status-Dropdown, wenn du auf das Bleistift-Symbol neben dem Status klickst.
Kann ich einen Status überspringen?
Status lassen sich überspringen. Über das Stiftsymbol unten links kannst du einen Status direkt setzen, ohne die Zwischenstationen zu durchlaufen. Die lineare Zeitleiste ist nur der Standardweg, kein Zwang.
Was passiert, wenn ich einen Status zurücksetze?
Du kannst über das Stiftsymbol einen Auftrag in einen früheren Status zurückstellen — praktisch, wenn du dich verklickt hast. Auch diese Rückstellung wird im Eventprotokoll festgehalten — nichts geht verloren.
Was bedeutet der Status „Pausiert"?
Pausiert bedeutet: du wartest auf Informationen aus der Praxis und willst das transparent machen. Die Praxis sieht im Kundenportal, dass der Auftrag wegen einer offenen Rückfrage steht — nicht, weil im Labor nichts passiert.
Was ist der Unterschied zwischen „Abgelehnt" und „Storniert"?
Abgelehnt setzt du, wenn du einen neu eingegangenen Auftrag nach Prüfung nicht annimmst. Storniert setzt du, wenn ein bereits akzeptierter oder in Bearbeitung befindlicher Auftrag nachträglich abgebrochen wird.
Wo sehe ich, wer einen Status geändert hat?
Im Eventprotokoll im Chat oben rechts im Auftrag. Dort steht zu jeder Statusänderung der Benutzer und die Uhrzeit — z.B. wer den Auftrag akzeptiert hat und wann.
Wie lösche ich einen Auftrag komplett?
Das Löschen eines Auftrags ist eine separate Funktion, unabhängig vom Status. Wie das geht und wer die Berechtigung dafür braucht, steht im Artikel Auftrag löschen.
Kann ich eigene Status für die Abrechnung anlegen?
Nein — die Auftragsstatus in Crownbeam sind fest vorgegeben und können nicht individuell angepasst oder erweitert werden. Einen Status wie "bereit zur Abrechnung" gibt es nicht. Wenn du Aufträge für die Abrechnung kennzeichnen möchtest, kannst du den Status Pausiert nutzen, um einen Auftrag temporär zu markieren, oder Aufträge über das Dashboard nach Status filtern und sortieren.