Bevor du startest
Damit Crownbeam bei der Terminberechnung Wochenenden, Feiertage und Urlaubstage korrekt berücksichtigt, müssen diese einmalig hinterlegt sein. Falls du das noch nicht getan hast: An arbeitsfreien Tagen Lieferungen sperren.
Übersicht
Eine Terminsequenz wird in drei Schritten aufgebaut — in dieser Reihenfolge:
Terminschritte anlegen — die einzelnen Termin-Bausteine
Sequenz zusammensetzen — Bausteine zu einer benannten Abfolge verbinden
An eine Indikation binden — Sequenz im Produktkatalog aktivieren
So richtest du eine Sequenz ein
Schritt 1: Terminschritte anlegen
Die Bausteine kommen zuerst.
Öffne die Einstellungen über das Zahnrad-Symbol oben rechts.
Wähle in der linken Navigation Terminsequenzen.
Auf der linken Seite findest du den Bereich Termin Schritte.
Klicke auf Hinzufügen und gib einen Namen ein (z.B. „Indiv. Löffel", „Einprobe", „Finalisierung").
Trag die Dauer in Tagen ein. Pro Schritt gibt es vier Felder: Analog Standard, Digital Standard, Analog Express (optional), Digital Express (optional).
Speichern.
Wiederhole das für alle Schritte, die du in deinen Sequenzen brauchst.
Wichtig: Füll bei jedem Schritt sowohl Analog Standard als auch Digital Standard aus, wenn du beide Modi anbietest. Fehlt bei auch nur einem Schritt der Digital-Wert, kann die Praxis den gesamten Auftrag nicht digital bestellen.
Schritt 2: Sequenz zusammensetzen
Jetzt baust du aus den Terminschritten eine Sequenz.
Auf der rechten Seite findest du den Bereich Sequenzen.
Klicke auf Hinzufügen und gib einen Namen ein — z.B. „Vollprothese" oder generisch „Prothese", wenn du dieselbe Sequenz für mehrere Indikationen verwenden willst. Du kannst den Namen frei wählen.
Stelle sicher, dass die Sequenz auf der rechten Seite ausgewählt ist.
Zieh die Terminschritte per Drag-and-Drop aus dem linken Bereich in die richtige Reihenfolge auf der rechten Seite.
Schritt 3: An eine Indikation binden
Die Sequenz ist erst aktiv, wenn sie an eine Indikation im Produktkatalog gebunden ist.
Geh in den Produktkatalog.
Öffne die gewünschte Indikation indem du auf Anbieten klickst (z.B. „Vollprothese").
Wähle im Dropdown Produkt spezifisch deine Sequenz aus — statt der bisherigen Tagesangabe für einen Einzeltermin.
Klicke auf das Speichern-Symbol.
Ab jetzt sieht die Praxis beim Bestellen dieser Arbeit „Mehrere Termine" und gibt alle Termine direkt beim Anlegen des Auftrags ein.
Welche Schritte gehören in die Sequenz?
Eine Sequenz kennt keine „optionalen" Schritte. Ein Schritt ist entweder fest Teil der Sequenz — dann wird er bei jedem Auftrag eingeplant — oder er ist nicht in der Sequenz und wird bei Bedarf im konkreten Auftrag manuell hinzugefügt.
Modelliere die Sequenz für den Bestfall — also für den Ablauf, der am häufigsten so durchläuft. Hinzufügen im Einzelfall ist immer weniger Aufwand als bei jedem Auftrag einen nicht benötigten Schritt streichen müssen.
Beispiele für Schritte, die NICHT in die Standard-Sequenz gehören:
Umstellung nach der Anprobe (oft, aber nicht immer nötig) · zweite Einprobe · Bissnahme bei Patienten mit genügend Restzahnbestand
Diese Schritte legst du im Pool an, aber nicht in die Sequenz — so sind sie verfügbar, ohne bei jedem Auftrag eingeplant zu werden
Häufige Fehler
Schritte inkonsistent ausgefüllt
Fehler: Wird bei manchen Schritten nur Analog Standard angeboten, bei anderen jedoch beides, kann dass dazu führen, dass ein Auftrag nicht bestellbar ist, weil in der Sequenz ein Termin nicht hinterlegt wurde
Was stattdessen tun: bei jedem Schritt sowohl Analog Standard als auch Digital Standard mit einer Dauer hinterlegen. Sonst fällt der ganze Auftrag aus dem Modus raus.
Wichtig: Crownbeam bildet die analog/digital-Verfügbarkeit als Schnittmenge über alle Schritte. Wenn auch nur ein Schritt einer Sequenz keinen Digital-Wert hat, ist der gesamte Auftrag nicht digital bestellbar.
Schritte mit Reihenfolge-Nummern benennen
Fehler: Pool-Schritte als „Löffel 1", „Anprobe 1" benennen.
Was stattdessen tun: generisch benennen („Löffel", „Anprobe"). Die Reihenfolge in der Sequenz zeigt sich über die Position der Schritte, nicht über den Namen.
Sequenz-Bindung im Produktkatalog vergessen
Fehler: Sequenz angelegt, aber im Produktkatalog steht bei der Indikation noch die einfache Tage-Angabe.
Was stattdessen tun: Bei der Indikation das Dropdown produktspezifisch öffnen und die Sequenz auswählen — erst dann ist die Sequenz aktiv.
Optionale Schritte in die Standard-Sequenz aufnehmen
Fehler: Eine Umstellung oder zweite Einprobe wird in die Sequenz aufgenommen — dann muss sie in den meisten Fällen jedes Mal manuell entfernt werden.
Was stattdessen tun: Schritt im Pool anlegen, aber nicht in die Sequenz. Bei Bedarf im konkreten Auftrag manuell hinzufügen.
FAQs
Kann ich eine Sequenz für mehrere Indikationen verwenden?
Ja. Dieselbe Sequenz kann beliebig vielen Indikationen zugewiesen werden. Im Produktkatalog einfach bei jeder gewünschten Indikation auswählen.
Kann ich eine Sequenz nachträglich ändern?
Ja. Sequenzen lassen sich jederzeit in Einstellungen → Terminsequenzen anpassen. Beachte: Änderungen wirken sich nur auf neue Aufträge aus — laufende Aufträge bleiben unverändert.
Wie modelliere ich Schritte, die nur manchmal nötig sind?
Schritt im Pool anlegen, aber nicht in die Standard-Sequenz aufnehmen. Im konkreten Auftrag kann er bei Bedarf manuell eingefügt werden. Eine „Optional"-Markierung pro Schritt gibt es nicht. Wie das manuell geht, steht in Termine in einem Sequenz-Auftrag anpassen.
Was passiert, wenn die Praxis einen Termin auf einen Feiertag legt?
Crownbeam berücksichtigt alle in den Einstellungen hinterlegten arbeitsfreien Tage sowie Wochenenden automatisch. Tage ohne Eintrag gelten als verfügbar — deswegen müssen Feiertage einmalig eingetragen werden: An arbeitsfreien Tagen Lieferungen sperren.
Wie genau berechnet Crownbeam Patienten- und Versandtermin?
Crownbeam rechnet rückwärts vom Patiententermin und berücksichtigt dabei Produktionszeit, Lieferdauer, Paket-Abgabeschluss und arbeitsfreie Tage. Eine genaue Erklärung mit konkretem Rechenbeispiel steht in Wie werden Termine in Crownbeam berechnet.
Warum erscheint beim Bestellen einer Terminsequenz nur ein Termin?
Das passiert meistens wenn die Terminsequenz noch nicht korrekt an die Indikation gebunden wurde. Im Produktkatalog muss bei der jeweiligen Indikation im Dropdown bei Produkt spezifisch die gewünschte Sequenz ausgewählt sein — steht dort noch eine einfache Tagesangabe, sieht die Praxis beim Bestellen nur einen Termin statt "Mehrere Termine". Prüfe unter Produktkatalog → Indikation öffnen → Dropdown ob die Sequenz dort ausgewählt ist.