Was ist der Chat
Der Chat ist die eingebaute Kommunikation in jedem Crownbeam-Auftrag. Er ist direkt sichtbar, wenn du einen Auftrag öffnest, rechts im Auftrag. Labor und Praxis können sich dort auf Patientenfall-Ebene austauschen: Rückfragen stellen, Fotos schicken, Dateien teilen. Alle Nachrichten sind direkt am richtigen Auftrag hinterlegt — kein WhatsApp, keine E-Mail, kein Informationschaos.
Wofür der Chat gedacht ist
Rückfragen zum Auftrag — z. B. wenn eine Angabe fehlt oder etwas unklar ist
Fotos und Dateien schicken — Screenshot, Modellfotos, DVT oder andere Unterlagen direkt im Fall ablegen
Nachträgliche Infos nachreichen — Praxis lädt nach der Bestellung weitere Dateien hoch
Interne Kommunikation im Team — alle Teammitglieder mit Chat-Recht sehen dieselbe Unterhaltung
So funktioniert der Chat
Nachrichten schreiben
Öffne den Auftrag — der Chat ist direkt rechts sichtbar. Schreib deine Nachricht in das Textfeld und sende sie ab. Beide Seiten — Labor und Praxis — können sich per E-Mail oder SMS benachrichtigen lassen, wenn eine neue Nachricht eingeht. Die Benachrichtigung muss dafür in den eigenen Einstellungen aktiviert sein — wie das geht, steht in Benachrichtigungen einrichten.
Auch die Praxis kann aktiv schreiben — der Chat ist für beide Seiten zugänglich.
Dateien und Fotos hochladen
Dateien lassen sich auf drei Wegen in den Chat laden:
Über das Büroklammer-Symbol im Chat — Datei auswählen und hochladen
Per Drag & Drop — Datei direkt in den Chat-Bereich ziehen
Per Strg+V — Datei oder Screenshot aus der Zwischenablage einfügen
Fotos lassen sich auch direkt mit dem Handy aufnehmen und über die Crownbeam-App in den Chat senden — sie landen sofort im Auftrag, ohne auf dem Handy gespeichert zu werden.
Tipp: Wenn du unterwegs bist und eine Rückfrage aus dem Labor reinkommt, kannst du über die Crownbeam-App im Handy antworten — der Auftrag mit der kompletten Chat-Historie ist dort genauso zugänglich wie am PC.
Wer sieht den Chat
Alle Teammitglieder im Labor mit dem Recht Chat-Nachrichten schreiben haben Zugriff auf den Chat. Wenn ein Auftrag im Labor von Person zu Person weitergegeben wird, kann jede Person die bisherige Unterhaltung sofort nachlesen — kein Post-it, kein Weiterleiten notwendig.
Hinweis: Das Chat-Recht lässt sich pro Benutzer aktivieren oder deaktivieren. Wie das geht, steht in Benutzerrechte verwalten.
Das Event-Protokoll
Das Event-Protokoll ist Teil des Chats — es sitzt oben rechts im Chat-Bereich und ist standardmäßig eingeklappt. Du kannst es über den Toggle Event-Protokoll anzeigen einblenden.
Im Event-Protokoll wird automatisch jede Statusänderung und jede relevante Aktion am Auftrag festgehalten — mit Uhrzeit und Benutzer. Du siehst zum Beispiel:
wann die Praxis den Auftrag erstellt hat
wer den Auftrag akzeptiert hat und wann
wann der Status auf In Bearbeitung gesprungen ist
wann der Auftrag versendet oder abgeschlossen wurde
Tipp: Das Event-Protokoll ist die schnellste Antwort auf „Wer hat diesen Auftrag akzeptiert?" oder „Wann ist der rausgegangen?" — du musst niemanden fragen.
Beispiele aus dem Laboralltag
Rückfrage während der Bearbeitung
Eine Zahntechnikerin hat während der Bearbeitung eine Rückfrage an die Praxis. Sie öffnet den Chat, schreibt die Nachricht und schickt direkt einen Screenshot mit. Die Praxis bekommt eine Benachrichtigung — sofern aktiviert — und kann im Chat antworten. Alles bleibt am richtigen Auftrag hinterlegt.
Nachträgliche Datei von der Praxis
Nach der Bestellung möchte die Praxis noch ein Foto nachreichen. Sie öffnet den Auftrag im Kundenportal und lädt die Datei direkt über den Chat hoch. Das Labor sieht die neue Datei sofort im Auftrag.
Auftrag wandert durchs Labor
Ein Auftrag wechselt intern die Abteilung. Der nächste Kollege öffnet den Auftrag und sieht im Chat direkt, dass bereits eine Rückfrage mit der Praxis läuft und wie sie beantwortet wurde — ohne dass jemand etwas weiterleiten muss.
FAQs
Kann die Praxis auch selbst im Chat schreiben?
Ja. Sowohl Labor als auch Praxis können im Chat Nachrichten schreiben und Dateien hochladen. Die Praxis sieht den Chat direkt im Auftrag im Kundenportal.
Bekommt die Praxis eine Benachrichtigung, wenn ich etwas schreibe?
Ja — wenn die Praxis Benachrichtigungen aktiviert hat. Beide Seiten können sich per E-Mail oder SMS benachrichtigen lassen, wenn eine neue Chat-Nachricht eingeht. Das gilt für Labor und Praxis gleichermaßen. Wie das eingestellt wird, steht in Benachrichtigungen einrichten.
Was ist der Unterschied zwischen Chat und Event-Protokoll?
Der Chat ist für aktive Kommunikation — du und die Praxis schreibt dort Nachrichten und teilt Dateien. Das Event-Protokoll wird automatisch befüllt: Crownbeam trägt selbst ein, wann welche Aktion am Auftrag stattgefunden hat. Du selbst schreibst dort nichts.
Kann ich den Chat auch am Handy nutzen?
Ja. Über die Crownbeam-App auf dem Smartphone hast du vollen Zugriff auf den Chat — du kannst lesen, schreiben und direkt mit der Handykamera Fotos in den Chat hochladen.
Nicht alle Teammitglieder sehen den Chat — warum?
Der Zugriff auf den Chat ist an das Benutzerrecht Chat-Nachrichten schreiben geknüpft. Ist dieses Recht für ein Teammitglied nicht aktiviert, kann es den Chat weder lesen noch schreiben. Du kannst das unter Benutzerrechte verwalten anpassen.