Was ist die XML-Nummer
Die XML-Nummer ist eine gesetzlich vorgeschriebene Kennung, die Zahnarztpraxen in Deutschland für die elektronische Abrechnung mit der Krankenkasse benötigen. Zahnarztpraxen müssen ihre Abrechnung papierlos einreichen — dafür braucht die Praxis von dir als Labor die Rechnungsdaten zusätzlich zur Papierrechnung als maschinenlesbare XML-Datei.
Hinweis: Das Format der XML-Nummer legt nicht Crownbeam fest, sondern der Gesetzgeber. Crownbeam prüft die eingegebene Nummer gegen dieses Format — entspricht sie nicht der Vorgabe, wird sie nicht gespeichert.
Wie es funktioniert
Das Feld XML-Nummer erscheint nur bei Aufträgen für Praxen mit einer Adresse in Deutschland. Liegt die Praxisadresse außerhalb Deutschlands, wird das Feld nicht angezeigt.
In der Regel trägt die Praxis die XML-Nummer direkt bei der Bestellung im Auftrag ein.
Fehlt die Nummer, kannst du sie als Labor jederzeit selbst ergänzen.
Sobald eine gültige XML-Nummer gespeichert ist, erscheint automatisch das Feld XML-Rechnung.
Dort lädst du als Labor die zugehörige XML-Rechnungsdatei hoch — sie wird direkt im Auftrag hinterlegt.
Sobald du die Datei hochgeladen hast, kann die Praxis sie direkt im Auftrag herunterladen, statt sie separat per E-Mail zu bekommen.
Wichtig: Enthält die XML-Nummer nicht alle vorgeschriebenen Bestandteile (zum Beispiel die Kennzeichnung für Eigen- oder Fremdlabor), wird sie als ungültig abgelehnt und nicht übernommen. Frag im Zweifel bei der Praxis nach, ob die Nummer vollständig ist.
So ergänzt du die XML-Nummer als Labor
Für gewöhnlich trägt die Praxis die XML-Nummer selbst bei der Bestellung ein. Fehlt sie im Auftrag, kannst du sie als Labor nachtragen:
Öffne den betreffenden Auftrag.
Trage die von der Praxis erhaltene Nummer in das Feld XML-Nummer ein.
Sobald die Nummer als gültig erkannt wird, erscheint rechts daneben das Feld XML-Rechnung.
Ziehe die XML-Rechnungsdatei per Drag & Drop in dieses Feld oder lade sie über die Dateiauswahl hoch.
Sobald die Datei hochgeladen ist, kann die Praxis sie direkt im Auftrag herunterladen.
Tipp: Ist Crownbeam mit deiner Abrechnungssoftware verbunden, kann die XML-Rechnung auch automatisch eingelesen werden — eine manuelle Verbindung ist dafür nicht zwingend nötig.
FAQs
Warum sehe ich das Feld XML-Nummer nicht in meinem Auftrag?
Das Feld XML-Nummer erscheint nur bei Aufträgen für Praxen mit einer Adresse in Deutschland. Liegt die Praxisadresse außerhalb Deutschlands, wird das Feld nicht angezeigt, da die gesetzliche Grundlage nur für Deutschland gilt.
Kann ich als Labor die XML-Nummer auch selbst eintragen?
Ja. Für gewöhnlich trägt die Praxis die XML-Nummer direkt bei der Bestellung ein. Fehlt sie im Auftrag, kannst du sie als Labor jederzeit selbst ergänzen.
Warum wird meine XML-Nummer nicht gespeichert?
Deine XML-Nummer entspricht wahrscheinlich nicht dem gesetzlich vorgeschriebenen Format. Prüfe, ob alle Bestandteile enthalten sind, etwa die Kennzeichnung für Eigen- oder Fremdlabor, und frag bei der Praxis nach, falls dir Angaben fehlen.